dosyada bulunmasi gereken evraklar. planlar. yillik plan. gÜnlÜk plan. beb plani. rehberlİk . ramdan alinan yillik ÇaliŞma plani. rehberlİk etkİnlİklerİ. rehberlİk testlerİ. testlerİn deĞerlendİrİlmesİ. etkİnlİklerİn deĞerlendİrİlmesİ. aylik ÇaliŞma raporu. dÖnem sonu ÇaliŞma raporu. yil sonu ÇaliŞma raporu Bu evraklar aşağıda sırasıyla yer alır: Sürücü belgesinin aslı ve fotokopisi, Nüfus cüzdanının aslı ve fotokopisi, Biyometrik fotoğraf gerekmektedir. Yukarıda verilen biyometrik fotoğrafın belli özelliklerde çekilmesi gerekir. Özellikle biyometrik resimler, 3,5cm x 4,5cm olmalıdır. Fotoğrafta kişiler şekilde TapuSicili Tüzüğü’nün 20/d maddesi gereği ihalenin kesinleştiğini ve tescili belirten yetkili merciin yazısı, aranır. İşlemin mali yönü ise; 492 Sayılı Harçlar Kanunun 4 sayılı tarifesince 20.a pozisyonu gereği, binde 20 satış bedeli üzerinden, alıcı ve satıcı için ayrı ayrı tapu harcı hesaplanır. İnşaatDosyasında Bulunması Gereken Evraklar. Kamu onaylı statik proje ve teknik rapor; Sistemin imar açısından uygunluğu için belediye veya OSB’den alınmış GES Uygunluk Yazısı; Yukarıda listelediğimiz evraklar çağrı mektubu onaylandıktan sonra TEDAŞ’a onaylatılır. 10 kW ve Altı Lisanssız GES Başvuru Süreci İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar “ İşçi özlük dosyası ; 4857 Sayılı İş Kanununun 75. maddesine göre, i şveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu Tarih : 01.02.2021. Sayı : BBDAS/2021-21. Konu : Personel Özlük Dosyası Bulundurma Zorunluluğu Ve Müeyyidesi 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75’inci maddesine göre işverenler, çalıştırdıkları her personel için özlük dosyası bulundurmak zorundadır. Personel hakkında VKth. Şubat 25, 2022 Blog, Haberler 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75’inci maddesine göre işverenler, çalıştırdıkları her personel için özlük dosyası bulundurmak zorundadır. Personel hakkında tüm bilgilerin ve evrakların bulunduğu özlük dosyalarını düzenlemek işletmeler için bir zorunluluktur. İncelemeye yetkili kişiler vergi idaresi, SGK, iş sağlığı ve güvenliği, uyuşmazlıklarda mahkemeler vb. tarafından istenmesi durumunda, gösterilmesi zorunludur. İşletmenin personel özlük dosyası bulundurmaması durumunda ise 104’üncü madde gereği 2022 yılı için TL ceza uygulanmaktadır. Özlük dosyası oluşturulması, muhafazası ve bu zorunluluğa uyulmaması halinde uygulanacak müeyyideler aşağıda özetlenmiştir. 1- İşe Başlamada Alınması Ve Dosyalanması Gereken Evraklar – Nüfus cüzdanı fotokopisi – Nüfus kayıt örneği – İkametgah Belgesi – Sağlık raporu – Kan grubu kartı – Diploma fotokopisi – Adli sicil kaydı – 2 adet vesikalık fotoğraf – Aile durumunu bildirir belge – Askerlik durum belgesi – İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi – SGK işe giriş bildirgesi – Aile durum bildirimi – Önceki işyerinden alınmış Çalışma Belgesi 2- İşçinin Kişisel Özelliğine Göre Özlük Dosyasına Konulması Gereken Evraklar – İşçinin yaşı 18’den küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi – İşçi yabancıysa çalışma izni belgesi fotokopisi ya da izin belgesi – Yararlanılan teşvik varsa bunu gösteren belge – Engelli ise Sakatlık Raporu ya da onaylı örneği – Engelli indiriminden yararlanıyorsa Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan bu yönde alınmış belge – Eski hükümlü, engelli ya da terör mağduru ise İŞKUR kayıt belgesi 3- İşin Özelliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar – İşin niteliğine göre yapılması gereken periyodik sağlık kontrolleri raporları – İşin niteliğine göre yapılan muayenelerin raporları – Araç kullanılan işlerde işçi ehliyet fotokopisi – Zimmetli araç gereç, cihaz zimmet formu – Ağır ve tehlike seviyesi yüksek işlerde personel bilgi formu – Ağır ve tehlikeli işlerde çalışabileceğine dair sağlık raporu – Fazla mesai ve fazla çalışma için işçinin onayının alındığı belge – Değişen çalışma günü, saati ve vardiyalar için hazırlanmış çalışma çizelgesi 4- İşçinin İşine Devam Ettiği Müddetçe Dosyaya Eklenmesi Gereken Evraklar – Yıllık izin formu – Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinler için oluşturulmuş izin formları – Doğum izni, doğumdan sonraki ücretsiz izin, süt izni dilekçeleri – İş göremezlik ve istirahat raporları – İş kazası tutanağı – Tutanak, yazılı savunma talep yazısı, işçi savunması, işçiye verilen uyarılar, olay tespit yazıları – Ücret kesme cezası ve gerekçeli belge – İşçi ile ilgili resmi yazışmalar – İmzalı bordro ya da ücret pusulaları – Maaş zammı, terfi yazısı, nakil bildirimi, görevlendirme yazıları, görev ve unvan değişikliğini gösteren belge – Geçici işyeri değişikliği durumunda işçinin rızası gösteren belge – İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler 5- İşçinin İşten Ayrılması Durumunda Dosyaya Eklenmesi Gereken Evraklar – İstifa dilekçesi – Fesih bildirimi – İbraname ve ihbarname – SGK İşten ayrılış bildirgesi – Hizmet belgesi – Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları – Varsa haklı fesih sebebini ispatlayan belge – İşçiye noterle yapılan bildirimler, ihtarnameler – Çalışma belgesi 6- Personel Özlük Dosyalarının Muhafaza Yükümlülüğü Süresi Özlük dosyalarının; – Vergi uygulamaları bakımından 5 yıl, – SGK uygulamaları bakımından 10 yıl, – İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları bakımından 15 yıl Saklanması zorunludur. 7- Personel Özlük Dosyasının Bulundurulmaması Halinde Uygulanacak Müeyyideler İşveren işletmenin, personel özlük dosyası bulundurmaması halinde 104’üncü maddeye göre; 2022 yılı itibari ile TL ceza uygulanmaktadır. 1. PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI NEDİR? Personel özlük dosyaları, iş ilişkisinin en başından itibaren işçiyle alakalı olarak her türlü durumu gösteren belgelerin yer aldığı dosyalardır. İşçinin iş başvuru formu dahil, iş akdinin sonlanma anına ve hatta iş akdi sonlanmış olsa dahi işçiyle olan ilişki çeşitli şekillerde devam ediyorsa bunların tamamı özlük dosyalarına eklenir. Özlük dosyalarının varlığı sayesinde iş ilişkisinin varlığı ve işçiye dair her türlü durumun ispat belgeleri düzenli hale getirilmektedir. İşçi özlük dosyalarının şeklen nasıl olması gerektiği hakkında hiçbir kanunda düzenleme bulunmamaktadır. Gerçektende dosyanın şekli, nasıl ve nerede tutulacağı tamamen işverenin iradesine bırakılmıştır. Birçok şirket, insan kaynakları bünyesinde tutulan dijital kayıtlama yöntemiyle, özlük dosyalarını oluşturmaktadır. Dijital kayıtlama yöntemi yanında, klasik dosyalama yöntemleriyle de özlük dosyalarının oluşturulması mümkündür. Özlük dosyalarının varlığı hem kanuni bir zorunluluğu yerine getirmek hem de olası uyuşmazlıklara karşı ispat kolaylığı sağlayabilmek için oldukça önemlidir. Örneğin işçilerin kullandığı izinlere dair belgeler dosyaya eklenerek, ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önlenmesi mümkün hale gelecektir. 4857 Sayılı İş Kanunu Madde 75 açısından, gerekli olan tüm belgelerin toplanması, en azından gerektiğinde ulaşılabilir olması, özlük dosyasının varlığı için yeterlidir. Personel özlük dosyasında bulunması gerekenleri yazımızın devamında sizler için tablolaştırdık. 2. ÖZLÜK DOSYASI DÜZENLENİRKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER Özlük dosyalarının içeriği kadar, düzenlenmesi de önem arz etmektedir. Zira özlük dosyasında yer alan bilgiler, işçiler ve işyeri için gizli bilgi niteliğindedir. İşçilerin kişisel bilgilerini korumak ayrıca yasal bir yükümlülük olarak karşımıza çıkmaktadır. Dolayısıyla personel özlük dosyalarının düzenli ve saklanabilir bir şekilde olması elzemdir. Özlük dosyalarında yer alacak belgeler daima güncel tutulmalı, yapılan tüm değişiklikler özlük dosyasına eklenmelidir. Keza hizmet süresi içinde yer alan bilgilerin değişmeden önceki halleri de özlük dosyalarında saklanmalıdır. Buna ek olarak, çalışanlara ait bilgilerin Verbis sisteminde kayıt altına alınması gerekmektedir. Yazımızın devamında Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun kapsamında, dikkat edilmesi gerekenleri ve verbis kayıt sistemi için getirilen yükümlülükleri inceleyeceğiz. KVKK KAPSAMINDA ÖZLÜK DOSYALARI Kişisel veriler; kimliği belirlenebilir bir kişiye ait her türlü fiziksel özellikleri, eğitim durumu, aile hayatı, etnik kökeni, cinsel yönelimleri, telefon numarası gibi bilgilerden ibarettir. Diğer bir tanımla kimliği belirlenebilir kişiye ait her bilgi, kişisel veri olarak değerlendirilir. Bu anlamda personel özlük dosyaları içerik itibariyle çeşitli kişisel verileri barındıran bir evrak olarak değerlendirilmektedir. Dolayısıyla personel özlük dosyaları hazırlanırken Kişisel Verileri Koruma Kanunu yükümlülüklerine dikkat edilmelidir. Öncelikle ifade etmeliyiz ki, personel özlük dosyası tutma zorunluluğu olan şirket yöneticileri, kişisel verileri koruma kanunu kapsamında veri sorumlusu olarak nitelendirilmektedir. Yazımızın devamında veri sorumlusu deyimi kullanacağız. Veri sorumluları tarafından dikkat edilmesi gereken hususları kısaca şu şekilde sıralayabiliriz veriler işlendikten sonra veri sorumlusu tarafından yok edilmelidir. Personel özlük dosyalarının yok edilmesi ise iş ilişkisinin tamamen sonlanmasından itibaren ortaya çıkan bir yükümlülüktür. Dolayısıyla iş ilişkisi, işe ilişkin davalar, arabuluculuk süreçleri devam ettiği sürece özlük dosyasının yok edilmesi yükümü doğmayacaktır. veri sahiplerinin, kişisel verilerin işlenmesi konusunda bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bir başka deyimle, özlük dosyasında yer alan bilgilerin nerelerde kullanılacağı kesin bir sınırla çizilerek, ilgili işçiye anlatılmalıdır. Uygulamada genellikle “gizlilik sözleşmesi” imzalanarak bu gibi yükümlülükler yerine getirilmektedir. verilerin hukuka aykırı bir şekilde işlenmesi önlenmelidir. İnsan kaynakları bünyesinde yapılacak iş ve işlemlerin veri sorumlusu tarafından takip edilmesi bu açıdan önemlidir. verilerin muhafazası sağlanmalıdır. Özlük dosyası tutulurken işverenler açısından en önemli yükümlülüklerden birisi dosyanın korunmasıdır. Dosyanın karşı muhafazası için alınması gereken ilk önlem, dosyaları belirli bir intizam içinde saklamaktır. Fiziki dosyanın düzenle tutulması yayında, dijital dosyalarında aynı özenle saklanması önem arz eder. dosyalarının 3. şahıslara açılması durumunda mutlaka veri sahibinin iznine başvurulmalıdır. Gerçekten de uygulamada doğum günü tarihi gibi basit veriler bile hukuki uyuşmazlıklara konu olabilmektedir. Bu nedenle hiçbir veri küçümsenmemeli, veri sahibinin iznine başvurulmalıdır. sorumluları siciline VERBİS mutlaka kayıt yapılmalıdır. Veri sorumluları sicili bakanlık bünyesinde halka açık olarak tutulan bir kayıt sistemidir. Verbis kayıt sistemi üzerine getirilen yükümlülükler, işletmenin büyüklüğüne ve çalışanların sayısına göre değişmektedir. PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI TUTMAMANIN CEZASI İşçi özlük dosyalarının önemi gereği, iş kanunu söz konusu dosyalarının tutulmasını zorunlu hale getirmiştir. Bununla birlikte dosya hazırlamayan işverenlere de idari yaptırımlar getirilmiştir. 4857 Sayılı İş Kanunu 104. maddesi hükmüne göre, personel özlük dosyası tutmayan işverenlere TL idari para cezası verilmektedir. İşçi sayısı arttıkça alınacak ceza miktarı artacağından, personel özlük dosyaları özenle hazırlanmalıdır. 3. PERSONEL ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKENLER 4857 Sayılı iş kanununa göre özlük dosyası bulunması gereken zorunlu belgeleri ve olası bir hukuki uyuşmazlıkta ispat kolaylığı sağlayacak zorunlu olmayan belgeleri şu şekilde sıralayabiliriz İŞ İLİŞKİSİNİN BAŞLAMA ANINDA ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKENLER -İşçiye ait 2 adet biyometrik/vesikalık fotoğraf -Nüfus cüzdanı örneği, nüfus kayıt örneği, ikametgah belgesi, evlilik cüzdanı -Özgeçmiş, diploma örneği -Adli sicil kaydı, askerlik durumunu gösteren belge -Sağlık raporu işin niteliğine göre sağlık raporunun içeriği değişebilir. -İş/hizmet sözleşmesi, iş başvuru formu, mülakat kayıtları, test sonuçları -SGK işe başlangıç bildirgesi, görev tanımı -Gizlilik sözleşmesi -Engelli ise engelli raporu örneği,engelli indirimi var ise GİB den alınan belge. -Eski hükümlü yahut terör mağduru ise İşkur kayıt belgesi -İşçi yabancıysa çalışma izin -18 yaşını tamamlamamış işçiler için veli/vasi muvafakatnamesi -Araç kullanan işçiler için ehliyet örneği İŞİN DEVAMI SIRASINDA PERSONEL ÖZLÜK DOSYASINA EKLENEN BELGELER -Fazla mesai ve çalışma için işçinin onayını gösterir belge -Çalışma gün ve saatlerini gösterir çalışma çizelgesi -Zimmetli araç- gereçlerin durumunu gösteren form -Kullanılan izinlere dair yıllık izin, ücretsiz izin vs formlar -Gebelik dolayısıyla elde edilen izin haklarına dair dilekçe ve formlar -İş sağlığı ve güvenliği eğitiminin verildiğine dair belgeler -İmzalı ücret pusulaları -Maaş zamları, terfi derecelerini gösteren belge -Maaş kesintileri, disiplin cezalarını gösteren belge -Spesifik olarak işçiyi ilgilendiren resmi yazılar/yazışmalar -İşyeri değişikliğine dair işçinin onayladığı belge -İş göremezlik raporları, izin raporları, iş kazası tutanağı -Disiplin işlemlerine dair tutanaklar, savunma yazıları -İş sözleşmesinde meydana gelen her türlü değişikliği gösteren belgeler -Gece çalışması yapılan işyerlerinde ayrıca işçinin onayı alınmış çalışma çizelgeleri İŞ AKDİNİN SONLANMASI ANINDA ÖZLÜK DOSYASINA EKLENMESİ GEREKENLER -Fesih/ihbar bildirimi -Varsa istifa dilekçesi -İhbarnameler ve ibraname -İşin sonlandırıldığında dair SGK dan alınan belge -Ödenen kıdem/ihbar tazminat bordroları -Fesih gerekçesine dair belgeler disiplin tutanakları, savunma yazıları vs -İşçiye noter aracılığıyla yahut farklı şekillerde gönderilen ihtarnameler. Özlük dosyalarında bulunması gerekenleri genel hatlarıyla sıraladık. Ancak her işletme aynı özellikleri taşımadığından, işletmelerin özlük dosyası hazırlarken insan kaynaklarıyla birlikte hukuki değerlendirme yapması gerekmektedir. Özlük dosyalarında yer alması gereken belgeler, iş kanununda tek tek sayılmadığından, hukuki bir yardım almadan dosyaların düzenlemesi zordur. 4. SONUÇ İşçi özlük dosyaları bugün bütün işyerlerinde tutulması zorunlu olan dosyaların en başında gelmektedir. Zorunluluğun kaynağı, 4857 Sayılı İş Kanunu 75. maddesinden gelmektedir. Özlük dosyalarının tutulması hem zorunluluğu yerine getirmek hem de işverenlere açısından ispat kolaylığı sağlamak için önem arz eder. Bu nedenle her personelin özlük dosyası, ayrı ayrı dikkatle ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalıdır. Özlük dosyasının hazırlanması sırasında, özellikle 2016 yılında çıkarılan 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunuyla getirilen yükümlülüklere dikkat edilmelidir. Zira özlük dosyaları muhteviyatı itibariyle işçilere ait son derece gizli bilgileri içermektedir. Son olarak belirtmeliyiz ki, yukarıda personel özlük dosyasında bulunması gereken hususlar genel nitelikteki hususlardır. Örneğin inşaat alanında faaliyet gösteren firmanın çalışanları ile reklamcılık faaliyetleri gösteren firmanın çalışanları arasında özlük dosya yönünden ciddi farklılıklar ortaya çıkacaktır. İş Kanununda özlük dosyalarının içeriğine dair ayrıntılı düzenleme bulunmadığından, olası hukuki sorunlarla karşılaşmamak adına hukuki destek almaktan imtina edilmemelidir. Av. Mustafa Mıhcı Gamze TÜİSAG Yönetim Yardımcısı 1 İşe Girişte Personelden Mutlaka Temin Edilmesi Gereken Evraklar Nüfus cüzdanı fotokopisi Nüfus kayıt örneği İkametgâh Belgesi Diploma fotokopisi Sağlık raporu Kan grubu kartı Adli sicil kaydı 2 adet resim Aile durumunu bildirir belge Askerlik durumunu gösteren belge İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi SGK işe giriş bildirgesi İşçinin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler Personel engelli ise Engelli Raporu Fotokopisi ya da aslı Engelli indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi İşin niteliğine uygun muayene raporları Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları Şoför işçi için ehliyet fotokopisi İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi İşe Devam Eden Personelin Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi Gereken Evraklar Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri, Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri, İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar, İstirahat ve iş göremezlik raporları İmzalı bordrolar/ücret pusulaları Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları, Performans değerlendirme formları İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri İş kazası tutanağı Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar İşten Çıkışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar SGK işten ayrılış bildirgesi İbraname Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi Fesih bildirimi İstifa dilekçesi Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler İşçiye noterle yapılan bildirimler İhbarname Varsa Özlük Dosyasında Saklanmasında Fayda Olan Dosyalar İşe Başvuru Formu İş Teklif Formu Evlilik cüzdanı fotokopisi Referans mektupları Özgeçmişler Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge Son düzenleme 19 Mar 2016 2 İşe Girişte Personelden Mutlaka Temin Edilmesi Gereken Evraklar Nüfus cüzdanı fotokopisi Nüfus kayıt örneği İkametgâh Belgesi Diploma fotokopisi Sağlık raporu Kan grubu kartı Adli sicil kaydı 2 adet resim Aile durumunu bildirir belge Askerlik durumunu gösteren belge İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi SGK işe giriş bildirgesi İşçinin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi İşin niteliğine uygun muayene raporları Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları Şoför işçi için ehliyet fotokopisi İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi İşe Devam Eden Personelin Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi Gereken Evraklar Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri, Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri, İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar, İstirahat ve iş göremezlik raporları İmzalı bordrolar/ücret pusulaları Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları, Performans değerlendirme formları İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri İş kazası tutanağı Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar İşten Çıkışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar SGK işten ayrılış bildirgesi İbraname Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi Fesih bildirimi İstifa dilekçesi Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler İşçiye noterle yapılan bildirimler İhbarname Varsa Özlük Dosyasında Saklanmasında Fayda Olan Dosyalar İşe Başvuru Formu İş Teklif Formu Evlilik cüzdanı fotokopisi Referans mektupları Özgeçmişler Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge Her şey tamam Benimde eksik gördüğüm Mesleki Eğitim Belgeleri. Malum 25 mayıs 2016 itibari ile mesleki Eğitim Belgesi olamayanları zor bir süreç bekliyor. Her ay için 500 TL/KİŞİ şeklinde işlem yapılacaktır. Dikkate alınmasında fayda vardır. 3 Her şey tamam Benimde eksik gördüğüm Mesleki Eğitim Belgeleri. Malum 25 mayıs 2016 itibari ile mesleki Eğitim Belgesi olamayanları zor bir süreç bekliyor. Her ay için 500 TL/KİŞİ şeklinde işlem yapılacaktır. Dikkate alınmasında fayda vardır. Mesleki eğitim belgesi, tehlikeli ve çok tehlikeli sınıf için zorunlu değil mi? 4 Mesleki eğitim belgesi, tehlikeli ve çok tehlikeli sınıf için zorunlu değil mi? Evet, ben zaten en sıkıntı yaratacak kısım için söylemiştim. Az tehlikeli işlerde şuan için gerekli değil. Ancak yapılan çalışmalar ileride tüm işyerleri için mesleki belgelerin gerekli olacağı yönündedir. Anlayacağınız, çorap bile satmak için eleman alacaksanız ileride mutlaka belgesi olması istenecektir. Zaten çıraklık eğitim merkezlerinde bu işin de altyapısı kuruluyor. 5 Yıllık izin formu örneğini paylaşabilir misiniz? Gamze TÜİSAG Yönetim Yardımcısı 6 Yıllık izin formu örneğini paylaşabilir misiniz? Selin Hanım merhaba. Bu belge standart bir belge değil. Siz kendiniz düzenleyebilirsiniz. Google a yıllık izin belgesi yazıp arattırırsanız bir çok örneğe ulaşabilirsiniz. Gamze TÜİSAG Yönetim Yardımcısı 8 Çok teşekkür ederim. Bir şey daha sorucam. Eğer izin doldurulmuşsa ayrıca izin formuda olması gerekir mi firmada? YFŞ Paylaşımcı Üye 9 Çok teşekkür ederim. Bir şey daha sorucam. Eğer izin doldurulmuşsa ayrıca izin formuda olması gerekir mi firmada? İzin formu 2 nüsha olup bir tanesi iş verende bir tanesi de çalışanda kalmak şartıyla izin tarihleri ve izin süresini belirtmesi ve izin alan çalışan ile izin veren amirin imzalarının bulunması nedeniyle önemlidir. Bir anlaşmazlık durumunda bu form da bir belge olarak sunulmaktadır. 10 İşe Girişte Personelden Mutlaka Temin Edilmesi Gereken Evraklar Nüfus cüzdanı fotokopisi Nüfus kayıt örneği İkametgâh Belgesi Diploma fotokopisi Sağlık raporu Kan grubu kartı Adli sicil kaydı 2 adet resim Aile durumunu bildirir belge Askerlik durumunu gösteren belge İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi SGK işe giriş bildirgesi İşçinin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi İşin niteliğine uygun muayene raporları Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları Şoför işçi için ehliyet fotokopisi İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi İşe Devam Eden Personelin Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi Gereken Evraklar Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri, Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri, İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar, İstirahat ve iş göremezlik raporları İmzalı bordrolar/ücret pusulaları Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları, Performans değerlendirme formları İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri İş kazası tutanağı Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar İşten Çıkışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar SGK işten ayrılış bildirgesi İbraname Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi Fesih bildirimi İstifa dilekçesi Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler İşçiye noterle yapılan bildirimler İhbarname Varsa Özlük Dosyasında Saklanmasında Fayda Olan Dosyalar İşe Başvuru Formu İş Teklif Formu Evlilik cüzdanı fotokopisi Referans mektupları Özgeçmişler Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge Arkadaşlar yanlış mı düşünüyorum bilmiyorum ama bir detay dikkatimi çektiği için eleştiri yapacağım. Arkadaşın açtığı başlığın faydalı olacağını düşünüp bu konuya girdim. Özlük dosyasında olması gerekenleri gösteren maddelere hızlı bir şekilde göz gezdirirken "sakatlık" kelimesi gözüme takıldı. Bu forumdaki arkadaşların belli bir bilinç ve eğitim düzeyinde olduğunu düşünüyorum. Bu yüzden bu konuyu açan arkadaşın neden "engelli" kelimesini değil de, sakat kelimesini kullandığını anlayamadım. Açıkçası başta biz İsg profesyonellerinin küçük ama önemli hatalara neden düştüğünü anlayamıyorum. Bunun açıklamasını kendisinden yada sizlerden bekliyorum. Bu konu başlığı için ayrıca teşekkür ederim. Gamze TÜİSAG Yönetim Yardımcısı 11 Arkadaşlar yanlış mı düşünüyorum bilmiyorum ama bir detay dikkatimi çektiği için eleştiri yapacağım. Arkadaşın açtığı başlığın faydalı olacağını düşünüp bu konuya girdim. Özlük dosyasında olması gerekenleri gösteren maddelere hızlı bir şekilde göz gezdirirken "sakatlık" kelimesi gözüme takıldı. Bu forumdaki arkadaşların belli bir bilinç ve eğitim düzeyinde olduğunu düşünüyorum. Bu yüzden bu konuyu açan arkadaşın neden "engelli" kelimesini değil de, sakat kelimesini kullandığını anlayamadım. Açıkçası başta biz İsg profesyonellerinin küçük ama önemli hatalara neden düştüğünü anlayamıyorum. Bunun açıklamasını kendisinden yada sizlerden bekliyorum. Bu konu başlığı için ayrıca teşekkür ederim. Bilgilendirme için teşekkürler. Gözümden kaçmış haklısınız. Bu kasıtlı değil tamamen kopyala yapıştırdan kaynaklanıyor. Düzeltmeyi yapacağım. İş verenler, işe yeni başlayan her elemanından birkaç belge teslim etmesini ister. İstenilen belgeler şirketin çalışma alanına göre değişiklik gösterir. Bazı şirketler için sağlık raporu yeterliyken bazıları için akciğer filmi gibi detaylı tetkikler gerekebilir. Çalışan işe başladığı ilk gün bu dosyalar teslim edilir. Çalışan ile ilgili özel bilgilerin yer aldığı dosyaya “personel özlük dosyası” adı verilir. 4857 sayılı iş kanununa göre iş veren, özlük dosyasındaki bilgileri kimsenin erişemeyeceği güvenli bir yerde saklamakla yükümlüdür. Ayrıca ilgili devlet makamları tarafından talep edilmesi durumunda hukuka uygun olarak çalışanın bilgilerini açıklamak da yükümlülükleri arasındadır. Özlük dosyası evrakları nelerdir? Personel özlük dosyaları sadece işe girişte istenen belgelerden ibaret olmaz. Aynı zamanda personelin çalıştığı süre boyunca aldığı izinleri, raporları, resmi evrakları, ihtarları ya da disiplin cezalarını da kapsar. Personel hakkında her yeni güncelleme, özlük dosyasına işlenir. Yazımızın başında da dediğimiz gibi her şirketin işleyiş prosedürü farklı olsa da aşağıdaki belgeler genel olarak ortak olabilen belgelerdir. Personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar; SGK işe giriş bildirgesi İş sözleşmesi Erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi 2 adet vesikalık fotoğraf Adli sicil kaydı Diploma fotokopisi Sağlık raporu İkametgâh belgesi Nüfus kayıt örneği Nüfus cüzdanı fotokopisi Kan grubu İş sözleşmesi İşin niteliğine göre daha farklı evraklar da özlük dosyasının içinde yer alabilir. Örneğin öğretmen özlük dosyası, işçi özlük dosyası gibi dosyalarda daha ek olarak farklı evraklar da istenebilir. Bunlardan birkaçını şu şekilde sıralayabiliriz; Şoförlük yapacak işçi için ehliyet fotokopisi Eğer vardiyalı bir iş yapacaksa haftalık çalışma saatlerini gösteren bir çizelge Teslim edilen araç ve gereçlerin zimmet belgeleri Yapılan işe bağlı olarak düzenli muayene raporları Personel özlük dosyasında bulunması gereken evrakların yalnızca işe giriş sırasında değil işten ayrılma durumunda da düzenlenmesi gerekir. İşten çıkarken özlük dosyasına aşağıdaki evraklar eklenebilir; İstifa dilekçesi Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler SGK işten ayrılışı bildirgesi İhbarname ve ibraname Çalışma belgesi Fesih bildirimi Personel özlük dosyası bulundurmak zorunlu mudur? 4857 sayılı İş Kanunu’nun uyarınca özlük dosyası bulundurmak bir zorunluluktur. Bu maddeye göre işletme her çalıştırdığı personel için bir özlük dosyası düzenler. Tüm bilgilerin ve evrakların bulunduğu özlük dosyalarını düzenlemek işletmeler için bir zorunluluktur. Gerektiğinde yetkili kişilerce incelenmesi durumunda, gösterilmesi zorunlu dosyalardandır. İşletmenin personel özlük dosyası bulundurmaması durumunda cezai yaptırımlar uygulanır. İşçi özlük dosyalarını düzenlememenin cezası 2020 itibari ile TL’dir. İşe devam eden personeller için özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler İşe devam eden personeller için de özlük dosyalarında her yıl revize yapılması gerekir; ek dosyaların eklenmesi ve bu işlemin çalışılan süre boyunca her yıl düzenli olarak yapılması gereklidir. İşe devam eden personel için eklenmesi gereken belgeler aşağıdaki gibidir; Yıllık bazda ücretsiz izin belgeleri Doğum izni varsa çalışamaz raporu ya da emzirme gibi izinleri içeren belgeler Olay tespit formlar, varsa personele verilen uyarıları kapsayan tutanaklar ya da belgeler İstirahat ve iş görmezlik raporları İmzalı ücret bordroları Maaş zammı ya da unvan değişikliği gibi konularda bu değişiklikleri içeren yazılar Varsa iş kazası tutanağı Personel, işletmenin başla bir şubesinde görev almaya başlayacak ise rızasının olduğuna dair belge GERİ DÖN Manpower, Türkiye İş Kurumu’ndan tarihli ve 6 no’lu Özel İstihdam Bürosu izin belgesi ve tarihli Geçici İş İlişkisi Yetki Belgesi sahibidir. İş arayanlardan hiçbir ad altında menfaat temin edilmez ve ücret alınmaz Manpower is a certified Recruitment and Temporary Employment Agency by the Turkish Federal Employment Agency. Certificate Date and Licence Number 06 It is strictly forbidden to obtain any fee or benefit from the job seekers. Error 522 Ray ID 738afb566b91b706 • 2022-08-10 190214 UTC AmsterdamCloudflare Working What happened? The initial connection between Cloudflare's network and the origin web server timed out. As a result, the web page can not be displayed. What can I do? If you're a visitor of this website Please try again in a few minutes. If you're the owner of this website Contact your hosting provider letting them know your web server is not completing requests. An Error 522 means that the request was able to connect to your web server, but that the request didn't finish. The most likely cause is that something on your server is hogging resources. Additional troubleshooting information here. Cloudflare Ray ID 738afb566b91b706 • Your IP • Performance & security by Cloudflare

ehliyet dosyasında bulunması gereken evraklar